Die 10 größten Gefahren bei der Fuhrparkverwaltung

Wichtige Termine sind u.a. HU, UVV, Führerscheinkontrolle oder das Vertragsende von Leasingverträgen. Allein aufgrund der Halterpflichten ist eine Terminverwaltung unverzichtbar.

Ohne genaue Kostenaufstellungen lassen sich die Fuhrparkaufwendungen kaum senken.

Jede Rechnung muss sorgfältig geprüft und erfasst werden, damit erkennbar wird, wo welche Kosten anfallen.

Ohne korrekte Kilometerstände sind keine aussagekräftigen Analysen möglich. Sie werden benötigt für Kraftstoffverbrauchsanalysen, die Ermittlung der Kosten pro Km oder für die Hochrechnung der Gesamt-Km zum Leasingvertragsende.

Regelmäßige Soll-/Ist-Vergleiche sind notwendig, damit es zum Ende eines  Leasingvertrages nicht zu hohen Nachzahlungen bzw. begrenzten Rückvergütungen kommt.

Eine Fahrzeugliste ist keine Fuhrparkverwaltung. Ein Fuhrpark ist ständig in Bewegung, sei es durch Fahrerwechsel, Rechnungseingänge, Kraftstoffverbräuche, etc. Je mehr Personen in die Fuhrparkverwaltung eingebunden sind, desto ineffizienter werden Excel-Tabellen.

Wenn Sie das Reporting von Dritten erhalten (z.B. Leasinggeber), sind Sie auf dessen Daten und Qualität angewiesen. Stimmen die Reports, wie z.B. Kraftstoffverbräuche? Werden Kilometerstände überprüft oder einfach übernommen? Sind alle Kosten enthalten?

Wenn Sie Ihre Fuhrparkverwaltung komplett auslagern, laufen Sie Gefahr, von Ihrem „Partner" übervorteilt zu werden. Überlegen Sie deshalb gut, welche Dinge Sie an wen vergeben, denn mit jeder Auslagerung verlieren Sie einen Teil Ihres Know-hows.

Die Organisation eines Fuhrparks kann sehr zeitaufwendig sein. Versuchen Sie, viele Prozesse zu standardisieren und nutzen Sie die Möglichkeit von Sammelrechnungen, die sich in Ihr System importieren lassen sowie automatisierte Überprüfungen von Km-Ständen.

Ein Fuhrpark muss laufend überwacht werden und nicht nur einmal im Jahr. Werden Fehler oder Ausreißer zu spät erkannt, sind die daraus resultierenden Kosten zumeist nicht mehr rückgängig zu machen.